Informativa sulla privacy

1. Titolare e contatti

Il titolare è A.S.D. Flying Disc Martesana (Ultimate Milano), con sede legale in Via Camillo Benso di Cavour 37/41, 20063 Cernusco sul Naviglio (MI), partita IVA 09678170151.

Il contatto pubblico dell’associazione è direttivo@ultimatemilano.com. Il direttivo può indirizzare le richieste relative ai dati personali. Denominazione e recapiti sono riportati anche nella pagina ufficiale dei contatti.

2. Dati trattati e provenienza

• Account e accesso: nome, indirizzo email, identificativo dell’account, ruolo, inviti e informazioni necessarie all’autenticazione. Per l’accesso con password viene conservata una rappresentazione crittografica della password, non il testo in chiaro.
• Anagrafica e contatti: dati dell’atleta, data di nascita, email e recapiti disponibili, collegamenti con genitori o tutori e appartenenza alle squadre nelle diverse stagioni.
• Codice fiscale: utilizzato per collegare correttamente l’anagrafica a un identificativo interno; la sezione dedicata è riservata al direttivo.
• Situazione amministrativa: stato di iscrizione, pagamento, liberatorie, certificazione medica e accreditamento federale, comprese le date disponibili. Le informazioni sulla certificazione medica possono rivelare dati relativi alla salute.
• Attività sportiva: convocazioni, disponibilità, presenze, foto della scheda atleta, ruolo sportivo, valutazioni tecniche e atletiche e obiettivi di crescita inseriti dallo staff autorizzato.
• Sicurezza e funzionamento: sessioni, dati tecnici delle richieste e registrazioni delle operazioni, necessari a gestire gli accessi e individuare anomalie.

Le anagrafiche e la situazione amministrativa provengono principalmente dai fogli di iscrizione gestiti dall’associazione in Google Workspace. Questi dati vengono aggiornati nell’app dal foglio master, che rimane la fonte di riferimento. L’app non modifica gli stati amministrativi nel master. Il caricamento dei certificati direttamente nell’app è attualmente disattivato.

3. Finalità e basi giuridiche

I dati vengono usati per consentire l’accesso all’area riservata, organizzare squadre ed eventi, raccogliere disponibilità e presenze, seguire l’attività e i progressi sportivi, consultare la situazione amministrativa e preparare comunicazioni di servizio.

Il modulo di iscrizione raccoglie una dichiarazione di consenso al trattamento per la gestione del rapporto associativo e l’adempimento degli obblighi di legge. La dichiarazione fornita non dettaglia le singole basi giuridiche: queste devono essere precisate per ciascuna finalità, distinguendo rapporto associativo, obblighi di legge, sicurezza e trattamenti facoltativi.

Per le informazioni relative alla salute, compresi gli stati di idoneità sportiva, resta da documentare la condizione applicabile ai sensi dell’articolo 9 del GDPR. Il consenso generale riportato nel modulo non viene descritto in questa bozza come consenso esplicito già verificato per tali dati. L’accesso all’app non costituisce un nuovo consenso.

Le valutazioni sportive sono inserite dallo staff. L’app non prende decisioni automatizzate con effetti giuridici sugli atleti.

Immagini degli atleti

Il modulo di iscrizione contiene anche un’autorizzazione distinta alla pubblicazione delle immagini dell’associato, o del minore rappresentato, durante le attività associative, purché non per finalità di natura economica. L’associazione deve verificare l’autorizzazione del singolo interessato prima dell’eventuale pubblicazione.

La foto nella scheda atleta dell’app è riservata agli utenti autorizzati: il suo caricamento non la pubblica sul sito e non dimostra che sia stata autorizzata una diffusione esterna. L’autorizzazione prevista nel modulo non si estende alla pubblicazione di certificati, dati sanitari o valutazioni sportive.

Per richieste sulle immagini o per comunicare la revoca di un consenso, contatta il direttivo. La revoca non pregiudica la liceità del trattamento basato sul consenso prima della revoca.

4. Accesso con Google

Se scegli “Accedi con Google”, Google comunica all’app i dati necessari a identificare l’account, come nome, indirizzo email e identificativo; il profilo Google può comprendere un’immagine. L’app non riceve la password del tuo account Google.

L’accesso Google serve ad autenticarti. L’integrazione con i fogli e i file dell’associazione usa una configurazione separata di Google Workspace: il login non concede all’app accesso ai tuoi documenti personali o alla tua casella Gmail.

I dati ricevuti tramite il login sono utilizzati per la gestione dell’account e dell’accesso, non per pubblicità. Puoi gestire il collegamento nelle impostazioni del tuo account Google. La revoca del collegamento non cancella automaticamente i dati già presenti presso l’associazione; per questi puoi esercitare i diritti descritti sotto.

5. Chi può accedere ai dati

L’accesso all’app avviene su invito. Il direttivo gestisce gli accessi e ha visibilità sull’associazione; allenatori e team manager accedono ai dati consentiti per le proprie squadre. Atleti e genitori accedono ai dati collegati al proprio profilo e agli atleti associati.

Valutazioni tecniche, atletiche e piani di crescita sono riservati agli allenatori autorizzati della squadra e al direttivo. Gli accessi allo storico di altre stagioni sono soggetti alle autorizzazioni previste. Le anagrafiche, le foto e i documenti non sono pubblicati sul sito pubblico.

Per erogare il servizio l’app utilizza Vercel per l’hosting, Neon per il database e Google Workspace per fogli, file e invio email. Le comunicazioni aperte in WhatsApp vengono gestite dal relativo servizio quando lo staff decide di utilizzarlo.

Da confermare prima della pubblicazione: qualificazione e accordi con i fornitori, eventuali ulteriori destinatari, localizzazione dei dati e garanzie applicabili agli eventuali trasferimenti fuori dallo Spazio economico europeo.

6. Conservazione

L’app conserva dati distinti per stagione e permette di consultare lo storico in base ai permessi. La chiusura di una stagione non comporta la cancellazione automatica. Anche l’archiviazione di un elemento o lo spostamento nel cestino non equivalgono necessariamente alla sua eliminazione definitiva.

L’associazione ha adottato i seguenti periodi di conservazione:

• Profilo operativo, contatti dell’atleta e dei genitori e foto privata: durante l’attività e fino a due anni dall’uscita dall’associazione, per gestire eventuali rientri.
• Valutazioni tecniche, obiettivi e progressi sportivi: durante l’attività e fino a due anni dall’uscita dall’associazione.
• Presenze: due anni dalla fine della stagione di riferimento; successivamente possono essere conservate solo statistiche anonime, che non consentano di identificare gli atleti.
• Documenti contabili e giustificativi dei pagamenti: in archivio separato, con riferimento generale di dieci anni. L’applicabilità degli obblighi e la decorrenza per ciascun tipo di documento devono essere confermate con il commercialista dell’associazione. Questo periodo non si estende all’intera scheda atleta.
• Certificati medici e relative informazioni, liberatorie e documenti federali: i periodi specifici restano da definire verificando gli obblighi sportivi, assicurativi e le necessità di tutela in caso di contestazioni, prima di completare questa informativa.

Alla scadenza i dati devono essere cancellati o resi anonimi. Eventuali documenti necessari per obblighi specifici o controversie sono conservati separatamente, con accesso limitato e per il solo tempo necessario alla relativa finalità. Queste regole riguardano anche i fogli Google e gli altri archivi dell’associazione.

La cancellazione alla scadenza richiede attualmente un intervento dell’associazione: non è attiva una procedura automatica. La chiusura dell’account o una stagione senza iscrizione non sono trattate automaticamente come data di uscita.

Restano da precisare nella versione definitiva i tempi specifici dei registri tecnici, delle sessioni, dei documenti soggetti a obblighi di legge e delle copie di sicurezza.

7. Cookie e dati tecnici

L’app utilizza cookie tecnici necessari per autenticazione, gestione della sessione e sicurezza. Il codice dell’app non integra strumenti pubblicitari o di tracciamento a fini marketing. L’accesso tramite Google e l’apertura di servizi esterni sono soggetti anche alle rispettive informative.

8. Minori e dati necessari

I collegamenti tra genitore o tutore e atleta sono gestiti dall’associazione. Un account non può collegarsi autonomamente ai dati di un minore. L’email e i dati necessari all’identificazione sono indispensabili per l’accesso; gli altri dati dipendono dall’attività e dagli obblighi dell’associazione.

La natura obbligatoria o facoltativa dei dati raccolti all’iscrizione e le conseguenze del mancato conferimento devono essere precisate nell’informativa di iscrizione, da coordinare con questa pagina.

9. I tuoi diritti

Nei casi previsti dalla normativa puoi chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento e portabilità dei dati, oppure opporti al trattamento. Quando il trattamento si basa sul consenso, puoi revocarlo senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente. La cancellazione può incontrare limiti quando alcuni dati devono essere conservati per obblighi applicabili.

Per esercitare i diritti contatta il direttivo ai recapiti della sezione 1. Puoi inoltre presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

10. Aggiornamenti

La versione definitiva indicherà la data di aggiornamento. Le modifiche a finalità, destinatari o modalità rilevanti del trattamento richiedono un aggiornamento dell’informativa.